Положение об архиве

УТВЕРЖДЕНО

приказом председателя

Арбитражного суда

Свердловской области

от «19» ноября 2024 года № 187

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве Арбитражного суда Свердловской области

1. Общие положения

1.1. Документы Арбитражного суда Свердловской области (далее – суд), имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

1.2. Суд обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе его деятельности, в соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральным архивным агентством (Росархивом).

1.3. В суде для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, судебных дел, дел по личному составу, их отбора, учета и использования создается архив.

Руководство суда обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами согласно штатному расписанию.

1.4. Архив осуществляет свою деятельность на правах подразделения, входящего в состав отдела делопроизводства.

1.5. Лицом ответственным за архив и организацию его работы является заместитель начальника отдела делопроизводства, назначаемый и освобождаемый от должности приказом председателя суда.

В период отсутствия лица, ответственного за архив, его обязанности исполняет начальник отдела делопроизводства.

1.6. Лицо, ответственное за архив, входит в состав экспертной комиссии суда.

1.7. Обязанности и права работников архива определяются должностными регламентами, утверждёнными в установленном порядке.

1.8. Контроль за деятельностью архива осуществляет заместитель председателя суда в соответствии с приказом председателя Арбитражного суда Свердловской области о распределении обязанностей между руководителями Арбитражного суда Свердловской области.

1.9. Архив в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77, Инструкцией по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утвержденной постановлением Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 25 декабря 2013 года № 100, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236, Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных арбитражных судов, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации                           от 23 декабря 2021 года № 245, иными распорядительными документами Верховного Суда Российской Федерации и Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, приказами председателя Арбитражного суда Свердловской области, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Управления архивами Свердловской области, Государственного архива административных органов Свердловской области, настоящим Положением.

1.10. Государственное казённое учреждение Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области» оказывает методическую помощь в работе архива.

1.11. Настоящее Положение после согласования с  Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области утверждается и вводится в действие приказом председателя Арбитражного суда Свердловской области.

2. Состав документов архива

В архив суда поступают:

2.1. Рассмотренные судебные дела, оконченные производством.

2.2. Судебные дела постоянного срока хранения, внесённые в описи дел.

2.3. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений суда.

Завершенные делопроизводством документы временного (до 10 лет) срока хранения подлежат хранению в структурных подразделениях до истечения срока их хранения.

3. Основные задачи архива

Основными задачами архива суда являются:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен пунктами 2.1-2.3 настоящего Положения.

3.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в процессе деятельности суда.

3.3. Учёт документов, находящихся на хранении в архиве.

3.4. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях суда и своевременной передачей их в архив.

4. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив суда осуществляет следующие функции:

4.1. Организует приём в архив судебных дел, оконченных производством, в соответствии с утвержденным графиком.

Делопроизводство по судебному делу считается оконченным и дело подлежит сдаче в архив по истечении шести месяцев, считая с даты окончания срока на обжалование последнего судебного акта, при условии выдачи исполнительных листов по делу (если они подлежат выдаче по данному делу).

Приём каждого дела производится в присутствии сотрудника судебного состава. Судебные дела, сложенные в коробки или увязанные в связки, доставляются в архив суда силами сотрудников судебных составов.

4.2. Организует приём в архив суда дел и документов постоянного (кроме приказов и распоряжений) и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности суда. Указанные документы до их передачи в архив находятся в структурных подразделениях в течение 3 (трёх) лет.

При передаче в архив суда документов сотрудником архива проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие индексов и заголовков на обложке дел, индексам и заголовкам, указанным в сдаточной описи, а также содержанию в сводной номенклатуре дел.

Приём каждого дела производится лицом, ответственным за архив суда, в присутствии сотрудника структурного подразделения.

Одновременно с документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности суда, структурным подразделением в архив суда представляется проект описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

Акты о выделении к уничтожению составляются в структурных подразделениях суда, согласуются с лицом, ответственным за архив суда, и утверждаются руководителем подразделения. Документы с истекшим сроком хранения могут быть включены в акты о выделении к уничтожению только после утверждения описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области за указанный период.

4.3. Ведёт учёт документов и фондов, находящихся на хранении в архиве суда.

4.4. Ежегодно представляет в Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области» сведения об объёме и составе хранящихся в архиве документов (паспорт архива) по утверждённой форме.

4.5. Осуществляет подготовку и представление:

4.5.1. На рассмотрение и согласование экспертной комиссии суда проектов описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации; проектов описей дел по личному составу; проектов описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения; проекта номенклатуры дел суда; проектов актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; проектов актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; проектов актов о неисправимом повреждении архивных документов; предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности судов, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации; проектов локальных актов и методических документов суда по архивному делопроизводству.

4.5.2. На утверждение Экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области проектов описей дел (за исключением судебных дел), документов постоянного, временного (до 10 лет сроков хранения), в том числе по личному составу, (годовые разделы); проектов актов о выделении к уничтожению документов (за исключением судебных дел), не подлежащих хранению; историческую справку к фонду.

4.5.3. На утверждение председателю суда документов, указанных в подпункте 4.5.2 настоящего подпункта, после их утверждения Экспертно-проверочной комиссией Управления архивами Свердловской области.

4.6. Совместно с экспертной комиссией суда организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.7. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности суда.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве суда.

4.9. Организует информирование руководства и работников суда о составе и содержании документов архива суда.

4.10. Информирует работников суда по вопросам местонахождения архивных документов суда.

4.11. По письменному запросу судьи или начальника/заместителя начальника структурного подразделения организует выдачу документов и дел для работы во временное пользование.

Запрос на выдачу документов и дел представляет собой заявку на выдачу дел и документов из архива суда (приложение № 1), направляемую сотрудником судебного состава/структурного подразделения посредством размещения заявки на портале суда в подразделении отдела делопроизводства во вкладке выдача дел из архива в папке заявки на выдачу дел из архива.

В случае если портал суда недоступен по техническим причинам, заявка на выдачу дел и документов из архива суда передается непосредственно в архив суда с последующим размещением заявки на портале суда.

Заявки на выдачу дел и документов из архива суда обрабатываются архивом в течение трёх рабочих дней с даты, следующей за датой их размещения на портале суда (поступления в архив).

4.12. По поручению руководства исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Создает фонд пользования архива и организует его использование.

4.14. Совместно с экспертной комиссией суда оказывает методическую помощь:

4.14.1. Структурным подразделениям и ответственным сотрудникам судебных составов в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел.

4.14.2. Структурным подразделениям и ответственным сотрудникам судебных составов в подготовке документов к передаче в архив.

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив суда имеет право:

5.1. Представлять руководству суда предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве суда.

5.2. Запрашивать в структурных подразделениях и судебных составах сведения, необходимые для работы архива.

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям и судебным составам по вопросам, относящимся к компетенции архива.

5.4. Информировать структурные подразделения и судебные составы о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденными графиками.

5.5. Принимать участие в заседаниях Экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области.

5.6. В установленном законом порядке представлять суд в Управлении архивами Свердловской области и Государственном казенном учреждении Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области».

Опубликовано: 24.08.2011 10:49 Обновлено: 20.08.2025 08:25